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集团财务部 |
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财务资料管理制度
目录
财务资料管理制度
1.1目的
资料，保证财务资料的保密性，根据《中华人民共和国档案法》、《企业内部控制基本规范》、《中华人民共和国会计法》等相关法律、法规及相关政策规定，结合公司实际，制定本办法。
1.2名词解释
本办法所述财务资料管理是指财务资料未移交公司档案室前在财务部门的管理。财务资料隔年归档，归档后的管理按照公司《档案管理办法》相关执行。
本制度适用于本公司所有的子（分）公司及控股子公司的会计档案管理、收集整理及借阅管理。
财务资料包括：会计凭证、会计报表、手工账薄、电算化账套、纳税申请表、会计人员交接记录、资产盘点表、银行对账单、余额调节表、现金盘点表等，以及与财务相关的其他资料。
财务资料由财务部门负责保管，其他部门需要借阅原件以及复印件的应当向财务部门申请以及填写财务资料领取表，原件使用完毕应当及时归还。
5.1.1会计凭证装订
5.1.1.1会计凭证装订准备工作
（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全
按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；
（3）摘除凭证内的杂物（如订书钉、大头针、回形针），大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺日要查明原因；
（5）检查附件有否漏缺，原始单据手续是否齐全；
（6）记账凭证上有关人员（如复核、记账、制单等）是否按照公司制度复核签字；
（7）按凭证范围打印科目余额表。
5.1.1.2会计凭证装订要求
（1）装订时在距凭证边线 2.0cm 处打眼，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便查阅；
（2）凭证加封面，封面纸用公司统一规格；
（3）装订凭证厚度为 小于4cm 左右；
（4）每本封面上填写好凭证种类、起止日期、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
（5）在封面上编好卷日，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
5.1.2会计账簿装订
5.1.2.1账簿装订前准备工作
（1）检查本年度是否已结账，无误后打印总账、明细账等会计账簿；
（2）核对纸质账簿所有科目与账套内科目是否相符。
5.1.2.2账簿的装订要求
（1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象；
（2）会计账簿的封口要使用装订机统一装订；
（3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
5.2.1 财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编
制《会计档案保管清单》，并将档案编码、档案名称、档案
内容登记至会计档案保管清单中；
5.2.2保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防
盗等条件；
5.2.3出纳岗不得兼管会计档案管理；
5.2.4会计档案的保管期限为永久保存。凡是在立档单位会
计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查
考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，都为永久
保存。
5.4.1会计档案资料借阅，借阅人需填写《财务会计档案资
料借用申请单》，经部门负责人、财务部负责人审批后，向
档案管理人员办理查阅、借用手续；
5.4.2会计凭证、会计账簿和会计报告原件，原则上只允许
查阅，不得带离财务部；如有特殊情况，需填写《财务会计
档案资料借用申请表》，经部门负责人、财务部负责人、董
事长（总经理）审批后方可带离档案存放部门；
5.4.3借阅会计档案复印件，需加盖“再次复印无效”印章；
5.4.4借用的财务会计档案资料，需严格保管使用，严禁涂
改、转借、改变用途等；
5.4.5会计档案借阅人要严格按照《会计档案资料借用申请
表》上填写的归还日期进行会计档案的归还，逾期未归还的
会计档案保管人员负责会计档案的催收；
5.4.6交接至档案管理部门的财务档案，按照档案管理部门
相关档案管理规定执行。
6.1本规定由公司财务部负责修订和解释。
6.2本规定经公司董事会讨论通过后实施。
附件：财务资料管理制度附件
附件1：财务资料管理制度附件娜.docx