第一条 为规范中心公共资源交易档案管理，依据有关法律法规，结合工作实际，制定本办法。

第二条 公共资源交易档案（以下简称“交易档案”）是指公共资源交易活动过程中形成的，能真实反映交易活动内容，具有保存价值的文字、数字、图表、声像等文件资料。

第三条 交易档案由各业务股室自行负责整理，按业务程序归档分步移交，以季度为单位，向中心档案室移交。

第四条 归档的文件资料内容必须准确、齐全，能够真实反映交易活动的全过程，档案中的手写资料必须字迹工整、签字手续完备，不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸、热敏纸和传真纸等，确保档案资料的真实性、完整性和有效性。

第五条 各相关股室应认真填写项目见证记录表，交易保障股应当于每个项目交易完成后2个工作日内，做好交易项目声像资料的备份工作，备份光盘刻录完毕，整理装入光盘档案盒，按季度做好档案移交。

第六条 交易档案最后由办公室专职档案员管理，各相关股室应指定兼职档案员。档案员应认真做好档案资料管理工作。

第七条 专职档案员岗位职责

（一）认真学习《中华人民共和国档案法》及相关法律法规和制度规定，不断提高档案管理的业务素质。

（二）严格遵守各项规章制度，做好保密工作，确保交易档案的完整与安全。

（三）负责交易档案的整理、保管和统计工作。

（四）能够独立完成交易档案的分类、立卷和检索目录的编制工作；主动指导与配合各相关股室做好交易档案归档工作；积极为领导和股室及相关单位提供交易档案查阅服务。

第八条 业务档案应按年度——股室——类别——保管期限进行分类，中标单位和未中标单位的投标文件正本均应归档，已装订成册的资料可不必再装订，直接盖章编号即可。其他资料均应装订成册。

第九条 招标投标文件和土地交易资料的立卷与归档，应遵循文件资料的形成规律，同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息。

第十条 归档装订的文件资料应附案卷封面、卷内目录和卷内备考表，卷内备考表要列在归档文件资料尾页之后。

第十一条 交易档案保管期限

（一）建设工程类：永久保存

（二）政府采购类：15年

（三）土地出让类：永久保存

第十二条 交易档案查阅要求

（一）为便于交易档案的查阅，专职档案员应编制必要的检索目录（案卷目录、案卷文件目录、全宗介绍等），为查阅人提供准确快捷的服务。

（二）查阅交易档案应履行查阅手续，查阅人应持本单位介绍信和本人身份证，填写档案资料查阅登记表，经领导批准后方可查阅或复制，档案原件不得外借。

（三）查阅交易档案应在专职档案员陪同下在档案室查阅。查阅者应爱护档案，不得在档案资料上勾画、涂改和撕折，保证档案完好无损。

（四）查阅后的档案须经专职档案员认真检查，确认完好无损后方可在查阅登记表上签字。

第十三条 电子档案整理另行规定。

第十四条本办法自印发之日起执行。