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费用报销管理制度
费用报销管理制度
为加强精细化、标准化管理，提高费用核销的工作效率，规范公司各类费用报销行为和流程，配合公司现有《内蒙古财鑫集团业务招待费管理办法》、《差旅费管理制度》等相应管理制度进行补充，以降低公司经营及涉税风险，维护公司利益，特发布《费用报销管理制度》。
2.1报销人本人对所提供发票等原始单据的真伪、是否符合法律、法规及制度规定标准负责。
2.2各部门负责人需对本部门员工各类报销的真实性、合理性及合法、合规性负管理责任。
2.3财务会计按照法律法规及公司制度对原始票据进行审核，对于不合格票据，一律不予核销。
3.1发票审核
3.1.1查验真伪：
（1）严格按照《发票审核规范》（附件1）执行；
（2）经办人对全部发票进行真伪查询，须打印网络查询结果作为发票附件粘贴至粘贴单；
（3）因客观原因暂时无法进行查询的，须列明清单，作为发票附件，并继续跟踪查询，查询完毕后，将结果反馈至财务会计处；
3.1.2费用发票的取得
3.1.2.1经办人应依据经济事项取得合理、合法、合规的票据，票据应内容完整、项目齐全。无特殊情况发票必须当时开具，补开发票或提前开票不予报销；公司用车出差、下乡经审批后应使用加油卡加油。特殊情况需要详细说明原因，报请集团综合部、财务部、分管领导层层审批后予以报销。
3.1.2.2发票的取得要符合《中华人民共和国发票管理办法》及相关制度规定，规范性要求如下：
（1）付款单位要求填写全称；
（2）取得的发票应加盖开票单位发票专用章；
（3）发票要素填写齐全。发票要素包括：
1.付款单位；
2.开具时间；
3.缴款内容、项目或摘要；
4.小写金额、大写金额；
5.收款人或开票人姓名。
（4）与所发生业务类型不相符的发票不能使用；
（5）填加、涂改的发票无效；
（6）普通收据不能做财务报销凭证，盖有财政监制章的行政事业单位收据可以使用，但需符合使用范围；
（7）跨期票据不能报销；
（8）对于在发票上不能列明购买物品的，应附销货清单。
3.2.1.3各项支出需签订合同或协议的，应附合同或协议，报销会议费、培训费，除相关发票外应同时提供经审批的会议通知、会议预算、培训通知。会议费、培训费包含费用项目有：食宿费、杂费、场地及设备租赁费、讲师费，其他项目不予报销。
3.2.1.4公务中因个人原因罚款单据不予报销。
3.1.3发票签字：严格按照《发票签字专用章规范》（附件2）执行。
3.2原始票据粘贴
3.2.1粘贴方式：
(1)鱼鳞式粘贴：由小到大、从左至右、薄厚均匀；
(2)区分票据类型：同种费用类型票据粘贴在一张粘贴单上，避免不同费用类型票据混粘在一张粘贴单上；
(3)票据编号：同一张粘贴单上票据进行顺序编号，标注在票据右下角，最大编号与原始单据粘贴单“附件张数”一致；
3.2.2粘贴单填写要求：日期、凭证张数、金额、部门、报销人填写完整，签字手续齐全（当发票金额大于报销金额时，按实际报销金额填写；如出纳将银行回单粘在已贴发票的粘贴单上，须在发票张数处填写“+1”）。
3.3预算、核销
报销人须将已签章的票据，传递至财务部出纳处进行财务付款核销。
4.1.1费用内容：工作人员因公到常驻地以外地区出差而往返发生的交通费、出差所在地发生的交通费、食宿费用，餐补，公杂费，机票费等（包括自驾车来、回的过路费、燃油费等）。
4.1.2差旅费的具体审批原则、差旅标准、报销规定等严格按照《差旅管理制度》执行。
4.1.3出差乘坐交通工具
（1）组织部管理的公司高级管理人员出差，可乘坐飞机经济舱，火车可乘坐软卧、软座，全车软席、高铁和动车可乘坐一等座及以下席位，其他交通工具（不包括出租小汽车）凭票据报销；
（2）公司其他高级管理人员及享受同等待遇的人员出差，可乘坐飞机经济舱，火车可乘坐硬卧、软座，全车软席、高铁和动车可乘坐一等座及以下席位，其他交通工具（不包括出租小汽车）凭票据报销；
（3） 公司员工出差，火车可乘坐硬卧、软座，全车软席、高铁和动车可乘坐一等座及以下席位，其他交通工具（不包括出租小汽车）凭票据报销。公司员工出差原则上不能乘坐飞机，乘坐飞机的，需经分管领导、总经理、董事长审批后方可乘坐。
（4）高级管理人员及享受同等待遇的人员出差，因工作需要，，随行人员可乘坐同等级交通工具。
（5）到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选经济便捷的交通工具。
4.1.4乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费、行李托运费等可以凭据报销。
4.1.5乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，每人次可以购买交通意外保险一份。由单位统一购买交通意外保险的，个人不应再重复购买，个人重复购买的，公司不予报销。
4.1.6城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销，订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。
4.1.7市内交通费按规定标准报销。
4.1.8报销人在出差所在地有固定住所并有条件正常居住的，不予报销住宿费。
4.1.9非公司编制内人员差旅费需在本公司列支的，应履行公务招待流程，列入“业务招待费”进行核算。
4.1.10未按规定开支差旅费的，超支部分由个人自理。
4.1.11工作人员出差结束后应当及时办理报销手续。差旅费报销时应当提供出差申请单、机票、车票、住宿费发票等凭证。
4.1.12财务部门应当严格按规定审核差旅费开支，对未经批准出差以及超范围、超标准开支的费用不予报销。
4.1.13报销人所提供的发票、车票等凭证开具日期必须为《差旅费报销单》上所列示的时间范围内，车、船、机票等票据必须与出差路线一致，否则不予报销。
4.2.1费用内容：
(1)办公用品：打印耗材、刻录光盘等；
(2)办公设施：办公桌椅、卷柜、打印机、空调等不满足固定资产条件的办公设施；
(3)书籍刊物：书刊、内刊印刷，杂志费，研讨会论文版面费、购买定额和技术标准费；
(4)招聘费用：招聘展位费、报纸杂志网页登载招聘信息费用；
(5)IT网络费：网站推广、电脑零配件、网费（含无线网卡）；
(6)财税用品：税控器、购买发票；
(7)其他：邮递费、名片、证书费、复印装订、彩喷、建筑业协会会费、办公区域盆栽、换锁、灭火器、饮用水、刻章、更换印鉴章、奖项申报、电池、资费卡、设备、VAG线、日杂用品、办公采暖费等；
4.2.2发票中所列示的项目须与《费用开支审批单》所申请项目相同。
4.2.3当一张发票对应多种办公用品时，若发票上未列示明细，须附加盖发票专用章的销货清单（增值税必须使用规范的增值税应税货物货或劳务销货清单）。
4.3.1费用内容：企业行政管理部门发生的不属于职工教育经费列支范围的培训费，包括为培训发生的相关支出。
4.3.2发票所列示的项目为“培训费”；培训通知作为必要附件与发票一同传递。
4.3.3如为外派培训，须提供《出差申请审批表》以及《会议通知》。
4.3.4如付款为预付款，须附合同。
4.3.5培训机构培训人员及工作人员往、返交通费、餐费及住宿费需在公司列支的应按公务招待处理，并列入业务招待费核算。
4.4.1费用内容：上岗和转岗培训、各类岗位适应性培训、岗位培训、职业技术等级培训、高技能人才培训、专业技术人员继续教育、特种作业人员培训、企业组织的职工外送培训的经费支出、职工参加的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出、购置教学设备与设施、职工岗位自学成才奖励费用、职工教育培训管理费用、有关职工教育的其他开支。
4.4.2企业职工参加社会上的学历教育以及个人为取得学位而参加的在职教育，所需费用应由个人承担，不能挤占企业的职工教育培训经费。
4.4.3对于企业高层管理人员的境外培训和考察，其一次性单项支出较高的费用，应从其他管理费用中支出，避免挤占日常的职工教育培训经费开支。
4.5.1费用内容：公司公务接待发生的费用，费用执行标准参照公司《内蒙古财鑫集团业务招待费管理办法》，需提供《接待申请表》，需经部门负责人、董事长（总经理）审批。大额发票要有消费清单，未经相关领导事前审批的招待费用，一律不予报销。
4.5.2业务接待费报销时需将《接待申请表》附后，否则不予报销。
4.5.3公司任何人员禁止将个人休假、探亲、旅游、聚餐等活动费用纳入公务接待范围报销。
4.6.1费用内容：所有权属于公司的车辆发生的以下费用
(1)燃油费：加油费；
(2)过路过桥费：过路过桥费、停车费；
(3)修理费：购买配件、车辆维修、车辆保养（清洗、美容等），车辆维修费发票须附加盖发票专用章的结算单明细；
(4)租车费：租车费用，须附租车协议；
(5)保险：车辆保险费；
(6)其他：车辆年检费、车辆落籍（拓号、牌照）等其他车辆使用费；
4.6.2路桥费、洗车费等日常费用应及时报销，停车费、过路费报销时应注明费用发生的日期；报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销，也不得将各个公司名下的车辆混淆申报所发生的费用。
4.6.3车辆若维修保养时需提交报修单（或申请）经相关领导审批，批示后方可维修，报销时也需提供批示的报修单，车辆归属于哪个公司就应该在哪个公司进行报销，发票的抬头应该与后附明细的车辆牌照所属公司一致。
4.6.4如相关车辆使用费不是公司所属车辆发生的，或加油费总额超过了车辆理论行车的最大油耗量费用部分不予报销。
4.6.5车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理；
4.6.6因个人原因造成的车辆交通违章罚款一律不予报销；
费用内容：食堂费用、节假日员工福利、优秀员工奖品、员工集体体检费、公司或部门统一组织的文娱活动、聚餐、员工采暖费、具有福利费性质的员工工装费等。
4.8.1费用内容：企业与会议相关的费用，包括会议场地费、会议用品费、会议餐费、会议评审费以及会议杂费等。
4.8.2发票所列示的项目为“会议费”；
4.8.3会议代表接送站交通费按车辆使用费或市内交通费处理，不得并入会议费处理。
4.8.4参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定报销。
4.8.5会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料作为必要附件与发票一同传递，会议通知需列明会议时间、地点、内容、目的等。
4.8.6如为预付款，付款时须附合同。
4.8.7如为外派会议，须附《外派培训（会议）申请审批表》。
4.9.1费用内容：办公固定电话费
4.9.2电话费发票上必须标明缴费期间。
4.10.1费用内容：办公房屋装修费用、包括装修材料、人工费等。
4.10.2付款时须附正规装修合同和结算单。
4.10.3需要提供正规发票，发票备注栏应该标明装修的地址，若施工方为个人,须由税务机关代开。
4.10.4装修费报销，必须附相关责任人签字的验收单。
4.11.1费用内容：
(1)物业费：企业经营管理过程中发生的物业管理费；
(2)保洁费：保洁工具及日杂购置费用、垃圾处理费等；
(3)设备维修维护费：公共设施设备维修费、电梯维保费、水箱清洗消毒费、水质监测费等；
(4)绿化养护费：绿化养护费用、景观再造费用等；
(5)劳保服装费：劳保服装费；
(6)秩序维护费：秩序维护装备更新维修费、消防器材更新费；
(7)其他：其他与物业管理费相关且上述科目核算内容未涉及范围。
4.11.2物业费付款时需附合同和加盖物业管理公司财务专用章的收据
4.12.1费用内容：办公用房屋租赁等。
4.12.2付款时须附合同和租赁发票。
4.13.1费用内容：就相关事项从咨询人员或公司获得意见或建议而支付的报酬、成果鉴定咨询费、资讯服务费等。
4.13.2根据合同约定，出具咨询成果后付款的，报销时需附相应成果报告。
4.13.3付款时需附合同。
4.13.4咨询方若为个人，应提供由税务局代开的发票。
4.14.1费用内容：企业向人民法院提起诉讼程序应当缴纳的费用，包括案件受理费、申请费，证人、鉴定人、翻译人员、理算人员在人民法院指定日期出庭发生的交通费、住宿费、生活费和误工补贴，企业败诉承担的诉讼费以及其他诉讼费。
4.14.2付款时需附法院的相关证明文件。
4.15.1费用内容：企业宣传册制作费、网页制作维护费、广告费、品牌VI设计费，企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品等具有宣传性质的费用。
4.15.2付款时需附合同。
4.16.1费用内容为：企业聘请律师费、审计费、验资费、公证费、第三方认证的费用等。
4.16.2根据合同约定，出具成果报告后付款的，报销时需附相应成果报告。
4.16.3付款时须附合同。
4.17.1费用内容：办公楼、库房等水电费。
4.17.2发票上的字码与水表、电表的字码相符，与本公司的产能相吻合，发票需标明水费缴纳期间。
4.19.1费用内容：企业负担的职工养老保险、职工失业保险、职工医疗保险、职工工伤保险、职工生育保险、住房公积金。
4.19.2《保险缴纳明细》：根据主体按照不同内容（医疗保险、工伤保险、生育保险、养老保险、失业保险、住房公积金）分别编制，且需分出单位及个人部分，并标注缴费期间。
4.19.3付款时须附按照主体、部门划分的单位应缴数额与个人应缴数额明细表，合计数应与《保险缴纳明细》上金额一致。
4.20.1工会经费
4.20.1工会经费开支范围包括：困难补助费、员工福利费、竞赛活动费、员工表彰费、福利设施费、文体活动费、教育参观费、管理经费和上缴经费。
4.20.2工会经费由财务部门按照国家法律法规以及当地税务部门要求正常缴纳。
4.20.3工会经费由集团工会部门负责与当地工会部门沟通返还工会经费事项，如何使用由工会部门决定，并提供相应的工会决议。
4.21.1提取备用金：须提供《付款申请单》和收据。
4.21.2现金冲备：出纳须向冲备者提供现金冲备收据。
4.21.3票据冲备：须履行报销审批手续，单据付款方式选择冲备用金，涉及费用分配须附费用分配表，出纳对票据冲备者提供票据冲备收据。
4.21.4备用金提备冲备收据信息需填写完整（信息包括：日期、收款方、付款方式、大小写金额、事由等；事由须列示备用金申请人部门、姓名及用途），签字齐全（经手人、出纳、财务经理/业务经理）。
4.21.5注意事项：临时备用金实行前款不清，后款不借的管理；备用金实行本人借支本人负责，不得转给他人；借款人在工作变动或离职时，在本单位财务经理监督下交接备用金事项，执行完毕后方可办理员工变动或离职；借款人无法按期冲销时，借款人应填报《备用金异常情况报告书》，审批后交由各级财务部备案。临时备用金15日内冲回；定额备用金每年12月25日前冲回（详见《资金管理办法》）。
4.22.1费用内容:单个使用寿命超过1个会计年度,价值大于2000元(含)的资产。
4.22.2当购置的实物资产满足固定资产确认条件时，及时填报《固定资产采购申请单》《固定资产采购审批单》、验收合格后填报《固定资产验收入库单》。
4.22.3预付货款：须提供《付款申请单》、合同、《固定资产采购申请单》、《固定资产采购审批单》（预付款项与固定资产购买合同约定相符，预付发票按照合同规定按时提供）。
4.22.4付款（不含预付）：须提供《付款申请单》、发票、合同、《固定资产采购审批单》、《固定资产采购申请单》、《固定资产验收入库单》（单据填写清晰完整；部门、项目名称、供应商名称、供应商联系人正确；发票开具内容与购买实物相符）。
4.22.5固定资产挂账：采购部门持《固定资产验收入库单》、《固定资产采购审批单》、《固定资产采购申请单》到财务部进行挂账。
4.22.6固定资产验收合格后应于2日内将《固定资产验收入库单》及时传递至财务部，确保资产及时入账。跨月传递，不予接收。
4.22.7关于固定资产的购置及采购计划、审批权限、验收入库、退货、维修、报废等规定详见《固定资产管理制度》 。
如果此项费用冲抵备用金，应在制单时注明“冲抵备用金”。
除差旅费、福利费等允许进行现金结算的费用类型外，其他单笔业务付款金额超过1000元的（根据《现金管理暂行条例》规定，1000元），必须转账付款，如需现金报销，须提供经申请人、部门负责人、董事长（总经理）签字审批的情况说明，列明不能进行转账付款的原因。
收据填写要求内容完整、所有项目（日期、交款单位、收款方式、大小写金额、收款事由等）填写正确（金额要顶格填写）。交款单位为付款方全称；收款方式根据不同情况分为现金、转账、承兑汇票、冲抵备用金等；并区分不同类型的收据，加盖收款方财务专用章、进行签字审批。收款或收到冲备的，财务入账收据为第三联记账联；支付款项的，财务入账收据为第二联收据联。具体盖章、签字审批规定如下：
(1)内部现金报销收据：经手人、出纳，不加盖财务专用章；
(2)内部现金收款、冲抵备用金收据：经手人、出纳、财务经理/业务经理签字，不加盖财务专用章；
(3)外部往来款收据：加盖收款方财务专用章，无需签字；
(4)外部供应商收据：加盖收款方财务专用章，供应商联系人签字；如供应商为个人，无财务专用章，需供应商签字，并加按手印；
5.4.1汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用０、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。
5.4.2阿拉伯金额数字中间有“０”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“０”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“０”，或者数字中间连续有几个“０”、元位也是“０”但角位不是“０”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。
附表1：《发票审核规范》
附表2：《发票签字规范》
附表1：《发票审核规范》 表单编号：
发票审核规范
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一、发票审核均需注意事项： |
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1、购买方：名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号都应完整正确； |
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二、发票审核特殊注意事项： |
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序号 |
适用对象 |
审核要点 |
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1 |
餐饮 |
1、发票开具的项目名称与费用报销单的报销项目名称一致，不允许出现发票开具餐饮，费用报销单为住宿费； |
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2 |
交通费 |
1、税务局监制章、发票专用章齐全，且内容无乱码； |
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3 |
住宿 |
1、差旅费住宿日期必须在出差申请单日期之间； |
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4 |
办公费 |
1、发票上面的项目名称必须填写完整，产品名称、规格等要详细列明，不允许空白或者只写明规格型号； |
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5 |
培训费 |
1、如果是外派培训，需附外派培训审批单； |
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6 |
修理费 |
报销需附维修明细单，且明细单金额与发票一致，并加盖发票专用章 |
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7 |
固定资产 |
1、发票物资名称、数量与合同相符； |
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8 |
会议费 |
1、发票的项目不能出现会议培训费字样，要写明会议费； |
附表2：《发票签字规范》 表单编号
发票签字规范
1.签章样式
成本、费用类报销发票，签章样式：经手人+部门负责人+分管领导
2.签章位置：
2.1本章加盖在发票背面左下角，特殊情况另行规定。
2.2特殊情况包括：
2.2.1餐饮住宿发票、出租车发票、过路费及停车费发票如
数量较多，报销时可填写《发票明细表》（见附件1），列明
发票类型、发票号码，并由部门负责人、经手人签字，发票
原件可不签字；
2.2.2发票抵扣联不允许签字，需保持票面整洁。
3.注意事项
3.1本规范各项要求以保证所有操作不遮挡、污损任何发票
信息为前提，如遇问题，可咨询财务部。
3.2增值税专用发票的签字在发票联，不得签字在抵扣联，抵扣联要求票面整洁，
无涂抹、无折痕，以免影响增值税进项认证、不能抵税，如因个人原因造成
无法抵扣，将根据规定追究其责任。
4.适用范围
本制度适用于本公司所有的子（分）公司、控股子公司和实际控制的公司。
5.其他
5.1此规范经公司董事会讨论通过后实施。
5.2对于发票签字未按此规范进行的，财务部不予接收。