通辽市公共资源交易中心奈曼旗分中心以公共资源交易全流程电子化为契机,创新构建公共资源交易电子档案“系统+介质+异地”三备份管理模式,全面提升了公共资源交易档案管理质效,为优化营商环境注入新动能。
奈曼旗分中心高度重视档案管理工作,锚定档案管理“标准化、数字化、智能化”目标,将提升档案管理水平作为工作重点,加强档案管理制度建设,制定了《档案网络信息及数据库安全管理工作制度》、《档案突发性事件处理应急预案》等9项制度规范,明确了公共资源交易电子档案归档范围、存储格式等标准要求,确保档案全生命周期管理有章可循,为公共资源交易档案工作的规范化开展筑牢根基。
公共资源交易招标投标电子档案“系统+介质+异地”三备份,是依托公共资源交易电子档案管理系统,按照“一项一档”的原则,将公共资源交易项目电子档案全部即时归档,确保档案收集的完整性与及时性。在公共资源交易电子档案系统归集完成后,下载保存到线下两份存储介质,实现了“系统存档”+“介质存档”+“异地存放”的三备份。截至目前,奈曼旗已经构建起音频、视频档案覆盖近十年、版式文件档案覆盖近五年,总量达66TB的本地电子档案数据库。
这一模式不仅保障了档案数据的安全性,防止因单一存储方式出现故障而导致数据丢失,也为档案的长期保存和便捷调阅提供了有力支撑。公共资源交易档案电子化的实现,既节省纸质档案管理成本,减少实体空间占用,又大幅提升档案利用效率。行政监督、审计、纪检监察及司法、仲裁机关调取资料更便捷,有力推动工作开展。
奈曼旗公共资源交易电子档案“三备份”的成功实践,是公共资源交易领域档案管理的一次创新探索,未来,奈曼旗将继续深化档案管理改革,不断完善数字化档案管理,助力公共资源交易领域营商环境的不断优化。